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档案数字化

发布时间:2018-3-19 9:35:02
发布者:融创
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档案数字化

随着政府、企事业单位等组织的档案信息化建设的逐渐推进,大部分单位已完成了档案管理信息系统的建设,但档案系统中管理的主要内容还只是档案目录数据,大量的历史留存的纸质档案还没有进行数字化处理纳入档案系统。这些纸质档案已不能满足日新月异的档案管理利用新形势的需要,主要表现在:纸质档案占据了大量的空间、需要特殊的保管环境、无法进行广泛的共享查询,随着时间的推移,还面临着腐蚀、老化、修复等一系列问题。所以,作为档案信息化建设工作中的重中之重——档案信息资源建设的重要内容,纸质档案的数字化工作已被很多单位纳入档案信息化建设工作的日程。
档案数字化是应用各种计算机数字化技术来处理原始文件、档案、资料,形成数字化的电子数据文件,以方便存储、管理和利用。档案数字化加工有自行加工和外包服务两种方式,其中最广泛采用的就是文件、档案、资料的扫描加工外包服务,它能节省有关内部运作所直接投入的资金和人力,大大提高工作效率。
广州融创集多年档案管理领域的科研成果,建立了一支专业的长期服务于政府、企事业单位档案数字化工作的骨干团队,可以为广大用户提供专业、优质的档案数字化代加工服务。
档案数字化服务内容包括:

· 文档资料扫描

· 工程图纸扫描

· 缩微胶片扫描

· 影像档案格式转换

· 档案目录著录

档案数字化技术规范:

· 《纸质档案数字化技术规范》,中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31—2005

· 《档案著录规则》,中华人民共和国档案行业标准 DA/T18-1999

· ISO14001环境体系和安健环管理体系要求

· 电子文件格式及命名规范

· 数据采集质量规范

· 施工场地管理规范

· 档案实体管理规范

· 数字化成果文件存储及移交管理规范

· 安全保密管理规范

· 


数字化实施流程:

广州融创档案数字化特点:

· 自动化程度高

利用先进的文档扫描系统,实现网络化操作,自动批量处理。与清华合作的图像处理系统和OCR(光学字符识别),能够在扫描的同时由系统自己进行图像处理,自动去除图像黑边、倾斜校正、去斑点等,识别索引字段并能转换为多种格式。

· 标准化程度高

完全符合档案管理要求和使用习惯,符合国家计算机光盘档案存储标准,符合国家档案局颁发的档案电子文档标准。

· 严格的质量控制

采用先进的质量控制软件,网络化流水作业,整个流程由软件控制,前后工序紧密结合,次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格,做到质量不合格随时返回,并有严格的员工操作记录,控制员工操作中的每一步,系统自动生成数据记录操作过程,随时检查任何工序的质量及完成情况,确保一次性达到成品质量要求。

· 最大限度的保护文档

从接收原始文档的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有随机的记录和管理,确保文档在扫描过程中不被损毁,每天上下班对文档质量及数量的实行严格核对与交接,认真填写作业清单和交结清单。
在扫描工作中,不得在图纸上涂抹、更改、作标记等,要保护图纸不受损坏。

· 图片文件格式标准

我们从扫描、图像处理、文字录入到生成图像压缩格式以及完成挂接,在保证图像质量的同时,使图像的所占的空间最小化并能同清华紫光电子档案管理系统THAMS完美结合,方便归档及远程查询。

· 图片文件编号标准

档案数字化对图片文件编号的规则,可以符合各类行业的企业档案分类大纲要求。

· 光盘制作标准

档案数字化刻成的光盘完全符合"电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002和CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求"。
档案数字化特色技术:

2 档案著录及数据加工管理信息系统平台

2 图像处理技术

2 双层PDF技术

2 OCR汉字识别技术

2 全文检索技术

2 辅助标引技术

2 数据加密技术

2 通用数据转换技术

档案数字化专业设备:

2 大幅面工程扫描仪

2 文档高速扫描仪

2 书刊高速扫描仪

2 平板扫描仪

2 图像扫描与处理软件